صدور سند اصلاحی بهتر است یا اصلاح سند حسابداری؟
“انسان جایز الخطاست” این عبارتی است که گاهی اوقات در صورت بروز اشتباه بیان میشود و نشان دهنده اجنتاب ناپذیر بودن اشتباه انسانی است. این موضوع در مورد شغل حسابداری که با اعداد و رقم سر و کار دارد و گاهی اوقات باید تصمیمات مهمی گرفته شود هم کاربرد دارد هر چند باید تمام تلاش حسابداران و گروه مالی بر جلوگیری از بروز اشتباه باشد. من در این مقاله قصد دارم با در نظر گرفتن این موضوع، بهترین روش اصلاح اشتباهات را برای شما توضیح دهم. البته در این مقاله صدور سند اصلاحی را توضیح نمیدهم بلکه روشی را که بهتر است استفاده شود توضیح میدهم.
روشهای اصلاح سند حسابداری:
1- اصلاح سند حسابداری اشتباه به صورت مستقیم:
در این حالت پس از مشخص شدن سند حسابداری که اشتباه ثبت شده است موارد اشتباه در همان سند اصلاح می شود. فرض کنید سند شماره 121 که به تاریخ 1397/05/01 صادر شده است به شکل زیر ثبت شده است:
بدهکار بستانکار
حسابهای دریافتنی تجاری 110.000.000
فروش 110.000.000
پس از بررسی مشخص شد مبلغ فروش 1.000.000 ریال کمتر ثبت شده است. در روش اصلاح مستقیم، سند به صورت زیر اصلاح میشود:
بدهکار بستانکار
حسابهای دریافتنی تجاری 111.000.000
فروش 111.000.000
2- صدور سند اصلاحی بدون تغییر سند اصلی:
در این حالت مورد اشتباه با صدور سند جدید اصلاح میشود و تغییری در سند ایجاد نمیشود.با فرض اینکه اشتباه گفته شده در مثال بالا در تاریخ 1397/05/17 مشخص شده باشد در همان تاریخ سند زیر صادر میشود:
بدهکار بستانکار
حسابهای دریافتنی تجاری 1.000.000
فروش 1.000.000
بابت اصلاح سند شماره 121 تاریخ 1397/05/01
کدام روش اصلاح سند حسابداری بهتر است؟
برای پاسخ به این سوال مزایا و معایب اصلی هر یک از روشها گفته میشود تا شما بتوانید با در نظر گرفتن این مزایا و معایب بهترین روش را برای مجموعه خود انتخاب کنبد تا کمترین عواقب را داشته باشد:
مزایا و معایب اصلاح سند حسابداری به صورت مستقیم:
از روش اصلاح مستقیم در واحدهایی استفاده میشود که نرم افزار حسابداری آنها امکان اصلاح سند حسابداری در تاریخهای بعد از ثبت را دارد و محدودیتی از این نظر ایجاد نشده است. همچنین حسابها در این نوع واحدها معمولا به صورت روزانه و یا در زمانهای کوتاه بررسی نمیشوند. مزیت این روش راحت بودن اصلاح اشتباه است و به راحتی میتوان اثر اشتباه را از بین برد. ایراد عمده این روش امکان تغییر حسابها و سو استفاده است. ایراد دیگر این روش تغییر ارقام گزارشات تهیه شده در تاریخ اصلاح اشتباه است. مثلا اگر در مثال بالا گزارشی را در تاریخ ابتدای مرداد تهیه کرده باشید و بعد از اصلاح سند هم همان گزارش را تهیه کنید با ارقام متفاوتی مواجه خواهید شد.
در صورتی که تعداد اصلاحات زیاد باشد پیدا کردن علت اختلاف بین گزارشات سخت خواهد بود. همچنین اگر از گزارشات برای صورتجلسات رسمی و یا صورتهای مالی استفاده شده باشد ارقام متفاوت میتواند برای بخش مالی وجهه نامناسبی ایجاد کند و اعتماد به صورتهای مالی را نیز کاهش دهد . به دلیل اینکه همیشه امکان اصلاح سند وجود دارد کاربر با دقت کمتری اسناد را صادر میکند. عدم رعایت استانداردهای حسابداری هم از معایب این روش است.
مزایا و معایب صدور سند اصلاحی بدون تغییر سند اصلی:
از روش صدور سند اصلاحی در حالتی استفاده میشود که ایجاد تغییرات در سندهای ثبت شده قبلی محدودیت داشته باشد و اصلاح توسط مقامات بالاتر انجام شود. در این روش با توجه به وجود کنترل دقیق احتمال اشتباه کمتر است و کاربران با در نظر گرفتن مشکلات ناشی از اصلاح اشتباه، دقت بیشتری در ثبت اسناد خواهند داشت. ضمنا به روز بودن اسناد حسابداری و یکسان بودن ارقام گزارشات تهیه شده در بازه زمانی مشخص از دیگر مزیتهای این روش می باشد به عنوان مثال اگر گزارش تهیه شده شامل رویدادهای تا پایان شهریور سال 1397 باشد حتی اگر تا 10 سال بعد هم گزارش تهیه شود مبالغ هیچ تغییری نداشته اند و بنابراین قابلیت اتکا و اعتماد بیشتری دارند.امکان سو استفاده در این روش کمتر است. ایراد این روش صدور سند جدید و طی روال اداری مربوط به صدور سند است که در برابر مزایای زیاد این روش اهمیت چندانی ندارد.
با توضیحات ارائه شده تصمیم گیری بر عهده شماست که در بخش مالی خود از کدام روش استفاده کنید. از نظر من روش دوم بهتر است.
نکاتی درباره اصلاح سند حسابداری:
1- در صورتی که وجود اشتباه در همان روز مشخص شود بهتر است که سند مستقیما اصلاح شود البته این کار باید با در نظر گرفتن سایر شرایط انجام شود مثلا اصلاح حساب در بانکها فقط با صدور سند اصلاحی امکانپذیر است.
2- در هر دو روش در صورت نیاز باید گزارشات خرید و فروش فصلی، ارزش افزوده و اظهارنامه عملکرد باید اصلاح شود.
3- با وجود کنترل مالی و داخلی قدرتمند در واحدهای اقتصادی میتوان تا حد زیادی از بروز اشتباه جلوگیری کرد.
این مقاله اولین بار در تاریخ 1398/5/18 در سایت حساب آموز منتشر شده بود.