ثبت حسابداری اسناد دریافتنی
اسناد دریافتنی چیست؟
اسناد دریافتنی اوراقی است که شخص بدهکار در قبال بدهی خود به شخص بستانکار ارائه میدهد. شخص بدهکار در این اوراق تعهد میکند مبلغ معینی را در تاریخ مشخص به شخص طلبکار پرداخت کند. حالتی که شخص بابت بدهی خود هیچ سندی ارائه نمیدهد حساب دریافتنی نامیده می‌شود.
نکته:
1- در رویدادهای مالی ابتدا حساب دریافتنی بابت رویداد مالی که اتفاق افتاده ثبت می‌شود و پس از ارائه سند توسط شخص بدهکار، اسناد دریافتنی ثبت می‌شود.
2- احتمال وصول طلب در حسابهای دریافتنی کمتر از اسناد دریافتنی است.
3- مهمترین نوع اسناد دریافتنی چک میباشد. با دریافت چک از شخصی که به ما بدهکار میباشد نوع بدهی وی از حساب دریافتنی به اسناد دریافتنی تغییر مییابد. این بدهی تا زمان وصول چک یا تسویه مبلغ بدهی وجود دارد و شخص بدهکار ملزم به پاس کردن چک و یا پرداخت وجه در قبال چک ارائه شده میباشد.
ماهیت اسناد دریافتنی:
مطالبات هر واحد تجاری جز داراییهای آن میباشد و با توجه به اینکه داراییها دارای ماهیت بدهکار میباشند حسابهای دریافتنی و اسناد دریافتنی نیز ماهیت بدهکار دارند.
ماهیت حسابها به صورت کامل در اینجا توضیح داده شده است
ثبت حسابداری اسناد دریافتنی:
امروزه در مبادلات تجاری به شکل گسترده ای از چک استفاده می‌شود به صورتی که میتوان گفت چک یکی از مهمترین اسناد مبادلات تجاری میباشد. به دلیل اهمیت موضوع، ما در این مقاله ثبتهای حسابداری مربوط به دریافت چک (اسناد دریافتنی) و مراحل گوناگون آن آموزش میدهیم. در نظر داشته باشید ثبتهای ارائه شده در خصوص حسابهای دریافتنی تجاری میباشد (حسابهای دریافتنی تجاری مربوط به فعالیت اصلی واحد اقتصادی میباشد)، روش ثبت سایر حسابهای دریافتنی نیز مشابه حسابهای دریافتنی غیر تجاری میباشد.
چک بانک سامان
مرحله اول – فروش کالا یا ارائه خدمات به مبلغ 100/000/000 ریال به شرکت آلفا در تاریخ 1395/01/16:
در این مرحله شرکت آلفا در سند تاریخ 1395/01/16 به میزان مبلغ فاکتور بدهکار و حساب فروش بستانکار می‌شود.
حسابها و اسناد دریافتنی – حسابهای دریافتنی تجاری – شرکت آلفا 100/000/000
فروش و درآمد – فروش کالا 100/000/000
نکته: با توجه به فعالیت اصلی شرکت که فروش مواد اولیه میباشد، رویداد فوق در حسابهای دریافتنی تجاری ثبت شد.
مرحله دوم – دریافت وجه یا چک از شرکت آلفا بابت بدهی در تاریخ 1395/01/19:
در این مرحله شرکت آلفا مبلغ 30/000/000 ریال به حساب بانکی فروشنده واریز کرده و مبلغ 70/000/000 ریال طی دو فقره چک مدت دار به مبلغ 30/000/000 ریال به تاریخ 1395/01/25 و 40/000/000 ریال به تاریخ 1395/02/06 به صندوقدار شرکت ارائه داده است. در سند تاریخ 1395/01/19 ثبتهای زیر انجام می‌شود:
موجودی نقد و بانک – موجودی بانکها – بانک ملت 30/000/000
حسابها و اسناد دریافتنی – اسناد دریافتنی تجاری نزد صندوق – شرکت آلفا 30/000/000
حسابها و اسناد دریافتنی – اسناد دریافتنی تجاری نزد صندوق – شرکت آلفا 40/000/000
حسابها و اسناد دریافتنی – حسابهای دریافتنی تجاری – شرکت آلفا 100/000/000
مرحله سوم – اقدام جهت وصول چک و یا واگذاری چک به اشخاص دیگر:
به دو شکل میتوان نسبت به وصول چک مذکور اقدام نمود.
حالت اول: چک تا زمان سررسید نزد صندوقدار شرکت باقی میماند و در زمان سررسید جهت وصول به بانک ارائه شده و پس از وصول، وجه آن به حساب شرکت واریز می‌شود. در حالت دوم چک معمولا زود تر از سررسید توسط دارنده به بانک ارائه می‌شود و بانک با استفاده از سیستم کلر نسبت به وصول و واریز مبلغ چک به حساب واگذارنده اقدام مینماید. بابت چکهای سررسید گذشته نیز میتوان از این روش استفاده نمود.
حالت دوم: این حالت که به شدت مرسوم میباشد، واگذاری چک توسط دارنده آن بابت بدهی یا سایر موارد، به شخص دیگر میباشد.
در تاریخ 1395/01/21 شرکت فروشنده چک 30/000/000 ریالی را به شرکت بتا بابت تسویه بدهی پرداخت کرده است. ثبت حسابداری این رویداد به شکل زیر میباشد:
حسابها و اسناد پرداختنی – حسابهای پرداختنی تجاری – شرکت بتا 30/000/000
حسابها و اسناد دریافتنی – اسناد دریافتنی تجاری نزد صندوق – شرکت آلفا 30/000/000
در تاریخ 1395/01/22 نیز چک 40/000/000 ریالی جهت وصول به بانک ملت شرکت ارائه شده است. ثبت حسابداری این رویداد نیز به شکل زیر میباشد:
حسابها و اسناد دریافتنی – اسناد در جریان وصول 40/000/000
حسابها و اسناد دریافتنی – اسناد دریافتنی تجاری نزد صندوق – شرکت آلفا 40/000/000
در صورتی که چک به صورت مستقیم وصول و به حساب بانک واریز شده باشد میتوان از ثبت واگذاری صرف نظر کرده و مستقیما حساب بانک را بدهکار و حساب اسناد دریافتنی را بستانکار نمود.
مرحله چهارم – وصول یا برگشت چکها:
در تاریخ 1395/01/25 چک 30/000/000 ریالی ارائه شده به شرکت بتا پاس می‌شود که در این حالت نیازی به ثبت سند در خصوص چک پاس شده نمیباشد.
اما چک 40/000/000 ریالی واگذار شده به حساب ما به دلیل نداشتن موجودی در تاریخ 1395/02/06 برگشت خورده و به شرکت عودت می‌شود. ثبت لازم در این خصوص به شرح زیر میباشد:
حسابها و اسناد دریافتنی – اسناد برگشتی نزد صندوق – شرکت آلفا 40/000/000
حسابها و اسناد دریافتنی – اسناد در جریان وصول 40/000/000
مرحله پنجم – رویدادهای مرتبط با چک برگشتی:
چک برگشتی
در صورت برگشت چک ممکن است یکی از حالتهای زیر روی دهد:
حالت اول – چک برگشتی به شرکت بتا تحویل داده می‌شود و به ازای آن چک جایگزین دریافت می‌شود و یا مبلغ آن به حساب واریز می‌شود.
ثبت تحویل چک برگشتی به شرکت بتا به شرح زیر میباشد:
حسابها و اسناد دریافتنی – حسابهای دریافتنی تجاری – شرکت آلفا 40/000/000
حسابها و اسناد دریافتنی – اسناد برگشتی نزد صندوق – شرکت آلفا 40/000/000
دریافت چک جایگزین و یا واریز وجه به حساب بانک شرکت آلفا نیز مانند روال ذکر شده در مقاله انجام می‌شود.
حالت دوم – چک برگشتی توسط شرکت بتا تامین وجه شده و مجددا شرکت آلفا نسبت به وصول آن اقدام کند. در این حالت ثبت واگذاری و وصول چک مطابق مراحل فوق انجام می‌شود.
حالت سوم – مبلغ چک برگشتی توسط شرکت بتا اصلاح و پشت نویسی شده و مجددا با مبلغ جدبد جهت وصول در اختیار شرکت آلفا قرار میگیرد. در این حالت با توجه به مبلغ جدید ثبت دریافت چک و مراحل بعدی آن انجام می‌شود.
حالت چهارم – چک قابل وصول نبوده و دریافت مطالبات از شرکت بتا امکانپذیر نیست:
در این حالت ابتدا هزینه مطالبات مشکوک الوصول شناسایی شده و ثبت مربوطه به شرح زیر انجام می‌شود:
هزینه مطالبات مشکوک الوصول 40/000/000
ذخیره مطالبات مشکوک الوصول – شرکت بتا 40/000/000
پس از انجام پیگیری لازم و اطمینان قطعی از عدم دریافت طلب، در صورتی که چک برگشتی به شرکت بتا عودت نشده باشد ثبت زیر صادر می‌شود:
ذخیره مطالبات مشکوک الوصول – شرکت بتا 40/000/000
حسابها و اسناد دریافتنی – اسناد برگشتی نزد صندوق – شرکت آلفا 40/000/000
در صورتی که چک به شرکت بتا عودت داده شده باشد ثبت زیر انجام می‌شود:
ذخیره مطالبات مشکوک الوصول – شرکت بتا 40/000/000
حسابها و اسناد دریافتنی – حسابهای دریافتنی – شرکت آلفا 40/000/000