پیش از توضیح دلایل رد شدن دفاتر قانونی، ابتدا باید بدانیم منظور از دفاتر قانونی در حسابداری چیست و رد شدن دفاتر قانونی به چه معنی است:
دفاتر قانونی چیست؟ (به این دفاتر، دفاتر تجارتی هم گفته میشود):
دفاتری هستند که بر اساس قانون تجارت هر تاجری به استثنای کسبه جزء مکلف است آنها را داشته باشد. در ادامه تعریف هر یک از این موارد بر اساس قانون تجارت ارائه میشود:
ماده ۷: دفتر روزنامه دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات و دیون و داد و ستد تجارتی و معاملات راجع به اوراق تجارتی (از قبیل خرید و فروش و ظهرنویسی) و به طور کلی جمیع واردات و صادرات تجارتی خود را به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت میکند در آن دفتر ثبت نماید.
ماده ۸: دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفتهای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلفه آن را تشخیص و جدا کرده هر نوعی را در صفحه مخصوصی در آن دفتر به طور خلاصه ثبت کند.
ماده ۹: دفتر دارایی دفتری است که تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارایی منقول و غیر منقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز ترتیب داده در آن دفتر ثبت و امضاء نماید و این کار باید تا پانزدهم فروردین سال بعد انجام پذیرد.
ماده ۱۰: دفتر کپیه دفتری است که تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورتحسابهای صادره خود را در آن به ترتیب تاریخ ثبت نماید.
نکته:
در حال حاضر نیازی به داشتن دفتر دارایی و دفتر کپیه نیست و فقط از دفتر روزنامه و کل استفاده میشود.
پلمپ این دفاتر توسط اداره ثبت شرکتها انجام میشود ولی مورد استفاده آن ارائه به سازمان امور مالیاتی جهت رسیدگی به دفاتر مودیان مالیاتی است.
رد شدن دفاتر قانونی یعنی چه؟
هر گاه دفاتر قانونی به دلیل عدم انطباق یا رعابت نکات و موارد قانونی در تهیه، نوشتن و یا انجام اصلاحات، از نظر کارشناس مالیاتی تایید نگردد اصلاحا گفته می شود که دفاتر رد شده اند.
دلایل رد شدن دفاتر قانونی:
موارد رد دفاتر طبق آئین نامه موضوع تبصره ۲ ماده ۹۵ اصلاحی مصوب ۱۳۸۰/۱۱/۲۷ قانون مالیات های مستقیم به شرح زیر می باشد:
۱- در صورتی که دفاتر ارایه شده به نحوی از پلمپ خارج شده و یا فاقد یک یا چند برگ باشد.
۲- عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر به شرط احراز.
۳- ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت در حاشیه.
۴- ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت (آرتیکل) بین سطور.
۵- تراشیدن و پاک کردن و محو کردن مندرجات دفاتر به منظور سوء استفاده.
۶- جای سفید گذاشتن بیش از حد معمول در صفحات و سفید ماندن تمام صفحه در دفتر روزنامه و دفتر مشاغل به منظور سوء استفاده.
۷- بستانکار شدن حساب های نقدی و بانکی، مگر اینکه حساب های بانکی با صورتحساب بانک مطابقت نماید و یا بستانکار شدن حساب های بانکی یا نقدی ناشی از تقدم و تاخر ثبت حساب ها باشد که در این صورت موجب رد دفتر نیست.
۸-تاخیر تحریر دفاتر روزنامه و مشاغل زائد بر حد مجاز مقرر در تبصره های ۲ و ۳ و ۴ ماده ۱۳ و تاخیر تحریر دفتر کل زاید بر حد مجاز مقرر در ماده ۱۴ و تاخیر تحریر زاید بر حد مقرر در ماده ۱۷ این آیین نامه.
۹- عدم ثبت عملیات شعبه یا شعب در دفاتر مرکز طبق مقررات ماده ۱۵ این آیین نامه.
۱۰- اشتباه حساب حاصل در ثبت عملیات موسسه در صورتی که نسبت به اصلاح آن طبق مقررات تبصره ماده ۱۱ این آیین نامه اقدام نشده باشد.
۱۱- در صورتی که مودیان مالیاتی حسب مورد از اوراق مخصوص موضوع ماده ۱۶۹ قانون مالیات های مستقیم استفاده ننمایند.
۱۲- عدم ارایه آیین نامه ها و یا دستورالعمل های کار ماشین و برنامه های آن و نحوه کار با نرم افزار های مالی مورد استفاده.
۱۳- عدم ارایه یک یا چند جلد از دفاتر ثبت و پلمپ شده ولو نانویس.
۱۴- استفاده از دفاتر ثبت و پلمپ شده سال های قبل با توجه به مقررات ماده ۳ این آیین نامه.
۱۵- عدم تطبیق مندرجات دفاتر با اطلاعات موجود در سیستم های الکترونیکی در مورد اشخاصی که از سیستم های مذکور استفاده می نمایند.
۱۶- ثبت هزینه ها و درآمدها و هر نوع اعمال اقلام مالی غیر واقع در دفاتر به شرط احراز (توضیح آنکه ثبت هزینه هایی که وقوع آن محقق بوده اما به دلایل خاص قانونی قابل قبول از حیث مالیاتی نیست و برگشت داده می شود، به منزله ثبت هزینه های غیر واقع تلقی نمی شود).
تبصره- در مورد بند ۶ این ماده چنانچه سفید ماندن جهت ثبت تراز افتتاحی باشد موجب رد دفاتر نخواهد بود و همچنین سفید ماندن ذیل صفحات دفتر در آخر هر روز یا هر هفته یا هر ماه به شرطی که اسناد دارای شماره ردیف بوده و قسمت سفید مانده با خط بسته شود، به اعتبار دفتر خللی وارد نمی آورد.