راهنمای خرید نرم افزار حسابداری
در صورتی که انتخاب و خرید نرم افزار حسابداری با دقت و بررسی کافی انجام شود می تواند جلوی بسیاری از مشکلات و چالش های بعدی را گرفته و اطمنیان زیادی در شرکت ایجاد نماید. بنابر این پیشنهاد می‌شود پیش از خرید نرم افزار حسابداری، حتماً با اشخاص متخصص در این زمینه مشورت نمایید. ما هم در این راهنما مهترین موارد و نکاتی را که باید در انتخاب نرم افزار مد نظر قرار دهید توضیح می دهیم تا بتوانید بهترین نرم افزار حسابداری را برای واحد اقتصادی خود انتخاب نمایید. این موارد و نکات نتیجه تجربه چندین ساله ما در خرید و فروش، استقرار و استفاده از چندین نرم افزار حسابداری می باشد.
نکته: در صورتی که قصد خرید یا استقرار نرم افزار حسابداری دارید می توانید به صورت رایگان از راهنمایی و مشاوره همکاران ما استفاده کنید. بدین منظور کافی است اطلاعات تماس خود را در بخش انتهای این مقاله وارد کنید تا همکاران ما با شما تماس بگیرند.
نکات مهمی که باید قبل از خرید نرم افزار بررسی شود:
1- نوع فعالیت واحد اقتصادی را مشخص کنید
مشخص کنید که فعالیت اصلی واحد تجاری مورد نظر شما در چه زمینه‌ای است: تولید، بازرگانی، خدمات، پیمانکاری و …؟ هر چند تا حد زیادی فعالیت واحدهای تجاری ترکیبی از این موارد می‌باشد و به راحتی نمی‌توان آنها را از هم تفکیک کرد ولی میتوان با در نظر گرفتن فعالیت اصلی واحد تجاری آن را در زمره یکی از این گروه بندی‌ها قرارداد.
2- هدفتان را از خرید نرم افزار حسابداری تعیین کنید
هدف شما از خرید نرم افزار حسابداری چیست؟ مثلا نرم افزار حسابداری را برای ثبت و نگهداری رویدادهای مالی شرکت می خواهید یا نوع کار شما به گونه ای است که از نرم افزار برای آموزش استفاده خواهید کرد؟
3- اطلاعات چند شرکت در نرم افزار حسابداری ثبت خواهد شد؟
گاهی نیاز است اطلاعات حسابداری چند شرکت یا شخص در یک محل ثبت و نگهداری شود (مانند شرکتهای خدمات مالی که امور حسابداری چند شرکت را به طور همزمان انجام می دهند). بررسی کنید آیا در نرم افزار امکان ثبت اطلاعات چند شرکت به صورت مجزا در نظر گرفته شده است یا نه؟ در صورتی که این امکان وجود دارد آیا تعریف و ایجاد اطلاعات هر شرکت به صورت رایگان انجام می شود یا به ازای هر شرکت جدید باید وجه جداگانه پرداخت گردد؟ ضمناً بررسی کنید که آیا محدودیتی در ثبت تعداد شرکتها وجود دارد یا نه؟
4- چه مبلغی را برای خرید نرم افزار در نظر گرفته اید؟
در حال حاضر نرم افزارهای حسابداری زیادی با قیمت های چند صد هزار تومان تا چند ده میلیون تومان وجود دارد. بنابر این نیاز است شما مبلغی را برای خرید مشخص کنید. البته شاید نتوانید نرم افزاری معادل همان مبلغ تهیه کنید اما می توانید با مشخص نمودن بودجه خود دنبال نرم افزاری با همان حدود قیمت بگردید تا در صورت نیاز بودجه خود را اندکی افزایش دهید.
5- برای ثبت رویدادهای مالی به چه نرم افزارهایی نیاز دارید؟
در کنار نرم افزار حسابداریکه پایه اصلی سیستم حسابداری است نرم افزارهای کمکی دیگری نیز وجود دارد که با استفاده از آن می توان بخشی از امور را انجام داد مانند نرم افزار حقوق و دستمزد، دریافت و پرداخت یا خزانه داری، نرم افزار دارایی ثابت (یا نرم افزار اموال)، نرم افزار بهای تمام شده و … . در ادامه باید مشخص نمایید که آیا برای انجام امور حسابداری و ثبت رویدادهای خود به جز نرم افزار حسابداری که پایه اصلی نرم افزار است به نرم افزارهای دیگر هم نیاز دارید یا خیر؟
نکته- در این جا منظور از نرم افزار حسابداری، نرم افزاری است که کدینگ و اسناد حسابداری در آن ثبت می‌شود و نه معنی عام نرم افزار حسابداری.
6- شرکت در یک جا متمرکز است یا دارای انبار یا کارخانه جدا می‌باشد؟
اگر شرکت شما دارای انبار یا واحدهای جدا از هم می باشد باید مشخص کنید که آیا نیاز است که افرادی از آنجا به نرم افزار دسترسی داشته باشند یا نه؟ در صورت نیاز چند نفر و به کدام نرم افزار باید دسترسی داشته باشند؟
7- حسن شهرت فروشنده نرم افزار حسابداری:
بررسی کنید که آیا فروشنده نرم افزار در جامعه و به ویژه مشتریان خود دارای اعتبار و شهرت خوبی است یا نه؟ آیا خریداران از قیمت و کیفیت نرم افزار و خدمات پشتیبانی ارائه شده راضی هستند یا نه؟ بهترین منبع برای بررسی این موارد دوستان، همکاران و آشنایانی هستند که از نرم افزار حسابداری یا خدمات آن شرکت استفاده می کنند و شما به راحتی می توانید با آنان در این خصوص مشورت کنید. در صورت امکان می توانید اطلاعات برخی از استفاده کنندگان نرم افزار را از فروشنده دریافت و مستقیماً با آنها صحبت کنید. در صورتی که این امکان نیز وجود نداشت می توانید نظرات افراد را در سایت های معتبر حسابداری مشاهده و به آنها پیام دهید و نظرشان را بخواهید. ضمنا می توانید با عنوانی ناشناس با شرکت تماس بگیرید و نحوه ارائه راهنمایی یا پشتیبانی را بررسی کنید.
8- دریافت نسخه آزمایشی نرم افزار:
برخی از نرم افزارهای حسابداری مانند سپیدار سیستم آسیا دارای نسخه آزمایشی هستند و شما می توانید به صورت رایگان یا با قیمتی بسیار کمتر از نسخه اصلی آن را تهیه کرده و از آن استفاده نموده و امکانات و قابلیت های آن را بررسی کنید. امکانات نسخه های آزمایشی نرم افزارهای حسابداری معمولاً با امکانات نرم افزار اصلی یکسان است و فقط در برخی موارد مانند تعداد اسناد حسابداری قابل ثبت، تعداد شرکتها یا سال های مالی که می توانید تعریف کنید محدودیت دارند. شرکتهای دیگری هم هستند که در محیط آزمایشی به شما دسترسی لازم را می دهند و می توانید از نرم افزار استفاده کنید. اگر شرکت مورد نظر این امکان را در اختیار شما قرار می دهد از این امکان استفاده کنید.
9- ضمانت کارکرد بهینه نرم افزار:
فروشنده چه تضمینی برای کارکرد خوب و درست نرم افزار دارد؟ مسئولیت فروشنده در قبال مشکلات نرم افزاری که گاهی باعث از بین رفتن اطلاعات میگردد چیست؟ آیا امکان برگشت اطلاعاتی که به هر دلیل حذف می شوند وجود دارد یا نه؟
10- مسائل امنیتی و ایرادهای نرم افزاری:
آیا مسائل امنیتی از قبیل هک، ویروس و … در طراحی نرم افزار در نظر گرفته شده است و آیا نرم افزار ایراد خاصی ندارد؟ این ایراد می تواند مشکلاتی مانند گزارشات اشتباه و … باشد.
11- از چه راه هایی می توان با فروشنده ارتباط برقرار کرد؟
هر چه تعداد راه های ارتباطی بیشتری با شرکت وجود داشته باشد بهتر است. به عنوان مثال مزیت شرکتی که بتوان از طریق ایمیل، تلگرام، واتساپ، اینستاگرام، سایت، تلفن و مراجعه حضوری با آن ارتباط برقرار و خدمات دریافت نمود بیشتر از شرکتی است که فقط می توان از طریق تلفن با آن تماس گرفت.
12- آیا فروشنده در شهر یا نزدیک محل فعالیت شما نماینده ای دارد؟
تعداد زیاد نماینده در سطح کشور و به ویژه شهر محل استقرار نرم افزار مزیت مهمی است که در این خصوص حتماً باید بررسی لازم را انجام دهید. در صورتی که شرکت فروشنده نماینده های زیادی در کشور یا شهر شما نداشته باشد احتمال اینکه در زمان نیاز به پشتیبانی یا خدمات با مشکل مواجه شوید وجود دارد.
13- روش پشتیبانی و ارائه خدمات:
ارائه خدمات به صورت حضوری در محل خریدار انجام می‌شود یا غیر حضوری و از طریق آنلاین؟ در زمان نیاز به گارانتی آیا کامپیوتر و سیستم مربوطه باید به دفتر فروشنده ارسال شود یا کارشناسان فروشنده به دفتر خریدار مراجعه می‌کنند؟ آیا بابت مراجعه باید هزینه ای پرداخت شود یا نه؟ پشتیبانی شرکت تا چه ساعتی در روز پاسخگو است؟ آیا شرکت در روزهای تعطیل هم خدمات ارائه می دهد؟
14- روش ارائه خدمات در محدوده خارج از دفتر اصلی فروشنده نرم افزار:
خرید، نصب و راه اندازی نرم افزار و همچنین ارائه خدمات پشتیبانی در شهرها و مکان‌هایی که فروشنده نماینده ندارد چگونه انجام می‌شود؟ آیا برای دریافت خدمات باید از سیستم و نرم افزار به دفتر مرکزی شرکت ارسال شود یا راه دیگری وجود دارد؟
15- پشتیبانی رایگان:
آیا پشتیبانی اولیه رایگان پش از خرید و نصب اولیه وجود دارد؟ در صورت وجود، شرایط و مدت آن چند ماه است؟ چه مواردی مشمول گارانتی رایگان است؟
معمولا همه نرم افزارها از 6 ماه تا یک سال پس از خرید دارای پشتیبانی رایگان میباشند که این مورد باعث کاهش هزینه شرکت میگردد و اطمینان خاطر بیشتری برای خریدار به وجود میآورد.
16- پشتیبانی غیر رایگان:
به عنوان یکی از مهمترین موارد در این خصوص دقیقاً بررسی نمایید که روش دریافت پشتیبانی پس از
اتمام دوره پشتیبانی رایگان چگونه است؟ هزینه آن چگونه محاسبه می‌شود؟ آیا تفاوتی در خدمات ارائه شده در زمان پشتیبانی رایگان و قرارداد تمدید شده وجود دارد؟ آیا در صورتی که به هر دلیل قرارداد پشتیبانی وجود نداشته باشد، امکان دریافت خدمات به صورت موردی وجود دارد؟ در نظر داشته باشید گاهی هزینه پشتیبانی نرم افزار بسیار بیشتر از قیمت خود نرم افزار است پس این مورد را به صورت دقیق پیگیری نمایید.
17- پشتیبانی در زمان‌های خاص:
آیا فروشنده در زمان‌های خاصی مانند چهار ماه اول سال که اوج فعالیت حسابداران و زمان ارسال اظهارنامه مالیاتی می‌باشد خدمات اضافه و خاصی در نظر می‌گیرد. به عنوان مثال پشتیبانی در این زمان 24 ساعته می‌باشد یا به دلیل نداشتن نیروهای کافی پشتیبانی و خدمات معمولی هم ارائه داده نمی‌شود؟
18- سرفصل ها در نرم افزار چند سطحی می باشند؟
سرفصل حسابها در نرم افزار مورد نظر چند سطحی می‌باشد:3، 4، 5، 6 و … . آیا گروه حساب، حسابهای کل، حسابهای معین، تفصیلی، مراکز هزینه،گروه حسابهای تفصیلی و … در نرم افزار وجود دارد؟ در هر سطح چه امکاناتی در نظر گرفته شده است؟ آیا محدودیتی از نظر تعداد سرفصلها وجود دارد؟ آیا امکان افزودن سطح حساب جدید به نرم افزار وجود دارد و آیا این کار به صورت رایگان انجام می‌شود یا خیر؟
19- آیا سرفصل های حسابداری یا همان کدینگ حسابداری به صورت پیش فرض در نرم افزار وجود دارد یا نه؟
در صورتی که سرفصل ها در نرم افزار وجود دارد آیا با نوع فعالیت شما (تولیدی، خدماتی، پیمانکاری و …) تطابق دارد یا خیر؟ در صورتی که سرفصل ها در نرم افزار وجود داشته و با فعالیت شما هم تطابق داشته باشد می توانید به راحتی نرم افزار را راه اندازی و استفاده کنید. در غیر این صورت باید سرفصل های حسابداری را تهیه و در نرم افزار به صورت دستی وارد کنید.
20- نصب و راه اندازی اولیه توسط چه کسی و با چه هزینه ای انجام می شود؟
این مورد مهم هم باید بررسی شود که آیا نصب و راه اندازی اولیه توسط فروشنده یا ارائه دهنده خدمات انجام می شود یا نه و آیا نصب توسط فروشنده یا ارائه دهنده نرم افزار به صورت رایگان انجام می شود یا مشمول هزینه است؟ در صورتی که نصب توسط فروشنده انجام نمی‌شود آیا جهت نصب و راه اندازی نرم افزار، راهنمایی لازم به خریدار ارائه می‌شود یا نه و آیا این راهنمایی مشمول هزینه است یا نه؟
توضیح – بهتر است عملیات نصب و راه اندازی اولیه توسط نیروهای پشتیبانی فروشنده نرم افزار انجام شود تا مشکلات احتمالی در مراحل اولیه حل شوند.
21- آیا بعد از راه اندازی، روش استفاده از نرم افزار حسابداری آموزش داده می شود؟
برخی از شرکتها بعد از راه اندازی اولیه نرم افزار حسابداری، چند ساعت آموزش رایگان هم به کارکنان شرکت ارائه می دهند. در خصوص این مورد نیز باید با شرکت فروشنده صحبت کنید تا مشخص شود آیا چنین آموزشی بابت نرم افزار مورد نظر شما وجود دارد یا نه؟ و اینکه آموزش به صورت حضوری است یا غیر حضوری و مدت آن چند ساعت است؟ آموزش در دفتر فروشنده انجام می‌شود یا دفتر خریدار؟ آیا محدودیتی از نظر تعداد جلسات و تعداد شرکت کننده وجود دارد؟
توضیح: در بسیاری از نرم افزارهای حسابداری، روش کار یکسان بوده و اشخاص میتوانند بدون داشتن تجربه، از نرم افزارهای مختلف به صورت عادی استفاده نمایند ولی تفاوتها و ریزه کاریهای خاصی در استفاده از نرم افزارها وجود دارد که برای استفاده بهتر از نرم افزار، فراگیری آنها قطعا باید همراه با آموزش باشد.
22- چه منابعی برای آموزش نرم افزار وجود دارد؟
کتاب، فیلم، آموزش حضوری و آموزش غیر حضوری، منابعی هستند که برخی از شرکتهای ارائه دهنده نرم افزار حسابداری، آموزش های خود را از طریق این منابع ارائه می دهند. همچنین داخل برخی از نرم افزارها راهنمای استفاده از آن وجود دارد. هر چقدر منابع آموزشی نرم افزار بیشتر باشد نسبت به نرم افزارهای حسابداری دیگر مزیت محسوب می شود و این اطمینان را به وجود می آورد که در صورت نیاز می توان به راحتی به منابع آموزشی نرم افزار دسترسی پیدا کرد.
23- خرید نرم افزار یا اجاره نرم افزار:
برخی از شرکتها نرم افزار خود را به صورت اجاره در اختیار متقاضی قرار می‌دهند و رویدادهای مالی از طریق اینترنت و یا بسترهای ارتباطی دیگر در نرم افزار فروشنده ثبت می‌شود. در این حالت افراد و شرکتها با هزینه کمتر می توانند از نرم افزار حسابداری استفاده کنند اما نکته مهم این است که نرم افزار حسابداری در اختیار آنان نیست و وابسته به شرکت اجاره دهنده هستند. اگر برای شما این موضوع اهمیتی ندارد می توانید از این نوع نرم افزار استفاده کنید در غیر این صورت حتماً نرم افزار را خریداری و بر روی سیستم های خودتان نصب کنید.
24- نحوه پرداخت وجه نرم افزار:
قیمت نرم افزارها، روش پرداخت وجه نرم افزار و هزینه‌های جانبی از جمله هزینه دوره پشتیبانی غیر رایگان چگونه است؟ آیا می توان نرم افزار را به صورت اقساط هم تهیه کرد یا نه؟
25- موارد قانونی و هزینه‌ها:
مواردی مانند هزینه‌های ایاب و ذهاب پرسنل فروشنده به دفتر خریدار جهت نصب و راه اندازی یا آموزش نرم افزار، هزینه پذیرایی و در کل مواردی از این قبیل را بررسی و مشخص کنید که این موارد به عهده فروشنده می‌باشد یا خریدار؟ ضمنا آیا شرکت فروشنده به شما فاکتور با ارزش افزوده ارائه می دهد یا خیر؟
26- امکانات مورد نیاز برای نصب و راه اندازی نرم افزار:
برای نصب و راه اندازی نرم افزار، چه امکاناتی نیاز می‌باشد؟ آیا امکانات فعلی سخت افزاری و نرم افزاری خریدار، کافی می‌باشد یا نیاز به ارتقا دارد؟ در صورت نیاز به ارتقای سخت افزاری یا نرم افزاری آیا فروشنده این امکانات را مهیا می‌کند یا اینکه خریدار در این مورد باید اقدام کند؟
27- کاربر پسند بودن:
آیا کار کردن با نرم افزار مورد نظر راحت می‌باشد؟ آیا ورود اطلاعات به راحتی امکانپذیر است؟ آیا قابلیت استفاده همزمان از کیبورد و موس و یا هر یک به تنهایی در نظر گرفته شده است؟ آیا به راحتی میتوان از آن گزارش تهیه نمود؟ آیا مواردی مانند بستن حسابها در پایان سال مالی، ایجاد سال مالی جدید، تهیه پشتیبان و بازگرداندن آن به راحتی انجام می‌شود؟
28- روشهای دسترسی به نرم افزار:
آیا امکان دسترسی به نرم افزار و اطلاعات و گزارشات حسابداری از طریق اینترنت و یا امکانات مشابه امکانپذیر می‌باشد یا برای استفاده از نرم افزار حتما باید از کامپیوترهایی که نرم افزار در آنها نصب شده استفاده کرد؟
29- آیا نرم افزار امکان ایجاد چند شرکت یا شعبه را دارد یا نه؟
به عنوان مثال در نرم افزار سپیدار سیستم آسیا به طور پیش امکان ثبت و درج اطلاعات دو شرکت وجود دارد و برای تعداد بیشتر باید مبلغ آن را بپردازید. لذا حتما از فروشنده در مورد تعداد شرکتهای قابل تعریف یا امکان ایجاد شعبه برای نرم افزار سوال نمایید و بررسی کنید که این کار به چه صورتی امکانپذیر است؟
30- قابلیت استفاده در شبکه:
آیا نرم افزار قابلیت استفاده در شبکه و روی کامپیوترهای مختلف را دارد یا نه؟ ضمنا آیا می توان در صورت نیاز با تبلت، موبایل و … از نرم افزار استفاده نمود یا خیر؟
31- چند کاربره بودن و ایجاد سطح دسترسی:
آیا امکان تعریف چند کاربر جهت استفاده هم زمان از نرم افزار وجود دارد؟ آیا سطح دسترسی کاربران قابل تنظیم می‌باشد و میتوان برخی دسترسی‌ها را محدود کرد؟
32- هزینه‌های جانبی مانند افزایش کاربر:
آیا امکان افزایش تعداد کاربران وجود دارد؟ در صورت نیاز، این کار به صورت رایگان انجام می‌شود یا باید بابت آن هزینه پرداخت شود؟ در صورتی که نیاز به پرداخت هزینه برای افزایش تعداد کاربران باشد آیا این مورد به ازای هر کاربر می‌باشد؟
33- امکان ارتقای نرم افزار به نسخه‌های جدیدتر:
آیا امکان ارتقای نرم افزار به نسخه جدیدتر وجود دارد؟ آیا بایت اینکار شامل هزینه است؟ آیا در صورت ارتقای نرم افزار به نسخه جدیدتر یا کاملتر، اطلاعات و گردش‌های ثبت شده در نرم افزار قبلی هم به نرم افزار جدید منتقل می‌شوند یا مانده حسابها به صورت دستی باید منتقل شود؟
34- انتقال اطلاعات از نرم افزار قدیمی به نرم افزار جدید:
در صورتی که قصد دارید به جای نرم افزار قدیمی خود از نرم افزار جدید استفاده کنید حتما این موضوع را بررسی کنید که آیا امکان انتقال اطلاعات از نرم افزار حسابداری قدیمی به نرم افزار جدید وجود دارد یا فقط می توان اطلاعت را به عنوان سند افتتاحیه به نرم افزار جدید منتقل نمود؟
35- آیا امکان شخصی سازی نرم افزار وجود دارد؟
بیشتر نرم افزارها به صورت عمومی طراحی شده‌اند و گاهی پاسخگوی نیاز خریداران نمی‌باشند. بررسی کنید که آیا امکان شخصی سازی نرم افزار برای پاسخگویی به نیازهای خریدار وجود دارد یا نه؟ مثلا آیا می توانید نمونه صورتحساب فروش را مطابق نمونه مورد نظر خود تغییر دهید؟ آیا نرم افزار مورد نظر، قابلیت پیاده سازی فرآیند و روش کاری شما را دارد یا شما باید مطابق قابلیتهای نرم افزار روش کار خود را تغییر دهید؟
36- آیا امکان اضافه کردن گزارشات مورد نظر شما به نرم افزار حسابداری وجود دارد؟
بیشتر نرم افزارهای حسابداری گزارشات محدودی دارند و ممکن است گزارشات مورد نظر شما در آن ها وجود نداشته باشد. در صورتی که نیاز به گزارشات خاصی دارید این موضوع را بررسی نمایید که آیا امکان تعریف گزارش مورد نظر شما وجود دارد یا نه؟ در صورتی که امکان وجود دارد چگونه و با چه هزینه ای این کار انجام می شود؟
37- گزارش دهی:
از جمله مهمترین مواردی که باید در خرید نرم افزار در نظر گرفته شود، امکانات آن در ارائه گزارشات می‌باشد که باید توجه ویژه‌ای به آن داشته باشید و در مورد این موضوع پیگیری نمایید که آیا در نرم افزار به صورت پیش فرض گزارشات آماده وجود دارد یا گزارشات مورد نظر باید توسط خریدار تهیه شود؟ آیا گزارشات نرم افزار پاسخگوی نیاز شما هستند یا نه؟ آیا خروجی گزارشات به صورت اکسل یا فرمت‌های دیگر نیز وجود دارد؟ آیا تهیه گزارشات ساده می‌باشد؟
38- امکان تأیید چند مرحلهای اسناد:
آیا تأیید اسناد حسابداری صادر شده در چند مرحله و توسط چند شخص امکان پذیر است؟ به عنوان مثال آیا امکان صدور سند اولیه توسط حسابدار و پس از آن بررسی یا تأیید توسط رئیس حسابداری وجود دارد؟
39- سازگاری با سیستم‌های مالیاتی:
آیا نرم افزار قابلیت صدور و چاپ فاکتور و صورتحساب مطابق نمونه های مورد تایید سازمان امور مالیاتی و هم چنین امکان تعریف نرخ مالیات متفاوت و انواع مالیات و محاسبه اتوماتیک و ثبت آن را دارد؟ آیا میتوان گزارشاتی مانند خرید و فروش فصلی و اظهارنامه مالیات بر ارزش افزوده را از آن تهیه کرد یا نه؟
40- سازگاری با سیستم‌های تردد:
آیا فروشنده دارای سیستم تردد هم می باشد یا نه؟ در صورتی که سیستم تردد ندارد آیا نرم افزار حقوق و دستمزد با سیستم های تردد دیگر همخوانی دارد یا نه؟ در صورت همخوانی، آیا می توان اطلاعات را به صورت خودکار به نرم افزار حقوق و دستمزد منتقل کرد یا این کار باید به صورت دستی انجام شود؟
توضیح – یکی از مشکلات حسابداران محاسبه ساعات کارکرد، اضافه کار، کسر کار و … پرسنل می‌باشد. انجام این موارد در صورتی که به صورت دستی انجام شود بسیار زمان بر و گاهی همراه با بروز اشتباه می‌باشد. برخی نرم افزارها امکان ارتباط با دستگاههای کنترل تردد و دریافت خودکار اطلاعات کارکرد پرسنل را دارند که در این حالت محاسبات در زمانی کوتاه و با دقت زیاد انجام می‌شود و به همین دلیل بهتر است این امکان در نرم افزار موجود باشد.
41- ارتباط مستقیم بین بخشهای گوناگون نرم افزار:
آیا اطلاعات ثبت شده در نرم افزارهایی مانند حقوق و دستمزد، دارایی ثابت و … به صورت مستقیم در نرم افزار حسابداری منتقل شده و سند حسابداری آن صادر می‌شود یا فقط به عنوان ابزار کمکی از آنها استفاده می‌شود؟
توضیحات نهایی:
به دلیل هزینه‌های بالا و عواقب احتمالی، خرید و استقرار سیستم‌های مالی باید به گونه‌ای انجام شود که تا چندین سال به تعویض نرم افزار و یا ایجاد تغییرات کلی در آن نباشد.
راه اندازی نرم افزار و استقرار کدینگ را ترجیحا با استفاده از پرسنل فروشنده نرم افزار یا افراد با تجربه انجام دهید.
به یاد داشته باشید که هیج یک از نرم افزارهای حسابداری قدرت تصمیم گیری و اصلاح اشتباهات انجام شده توسط کاربر را ندارند و قطعا وارد کردن اطلاعات اشتباه، خروجی و گزارش اشتاه نیز به همراه دارد.
یکی از مهمترین وظایف مدیران سیستم یا حسابداران، تهیه پشتیبان اطلاعات و نگهداری آن جهت استفاده احتمالی می‌باشد.