“انسان جایز الخطاست” این عبارتی است که گاهی اوقات در صورت بروز اشتباه بیان میشود و نشان دهنده اجنتاب ناپذیر بودن اشتباه انسانی است. این موضوع در مورد شغل حسابداری که با اعداد و رقم سر و کار دارد و گاهی اوقات باید تصمیمات مهمی گرفته شود هم کاربرد دارد هر چند باید تمام تلاش حسابداران و گروه مالی بر جلوگیری از بروز اشتباه باشد. من در این مقاله قصد دارم با در نظر گرفتن این موضوع، بهترین روش اصلاح اشتباهات را برای شما توضیح دهم. البته در این مقاله صدور سند اصلاحی را توضیح نمیدهم بلکه روشی را که بهتر است استفاده شود توضیح میدهم.
روشهای اصلاح سند حسابداری:
۱- اصلاح سند حسابداری اشتباه به صورت مستقیم:
در این حالت پس از مشخص شدن سند حسابداری که اشتباه ثبت شده است موارد اشتباه در همان سند اصلاح می شود. فرض کنید سند شماره ۱۲۱ که به تاریخ ۱۳۹۷/۰۵/۰۱ صادر شده است به شکل زیر ثبت شده است:
بدهکار بستانکار
حسابهای دریافتنی تجاری ۱۱۰.۰۰۰.۰۰۰
فروش ۱۱۰.۰۰۰.۰۰۰
پس از بررسی مشخص شد مبلغ فروش ۱.۰۰۰.۰۰۰ ریال کمتر ثبت شده است. در روش اصلاح مستقیم، سند به صورت زیر اصلاح میشود:
بدهکار بستانکار
حسابهای دریافتنی تجاری ۱۱۱.۰۰۰.۰۰۰
فروش ۱۱۱.۰۰۰.۰۰۰
۲- صدور سند اصلاحی بدون تغییر سند اصلی:
در این حالت مورد اشتباه با صدور سند جدید اصلاح میشود و تغییری در سند ایجاد نمیشود.با فرض اینکه اشتباه گفته شده در مثال بالا در تاریخ ۱۳۹۷/۰۵/۱۷ مشخص شده باشد در همان تاریخ سند زیر صادر میشود:
بدهکار بستانکار
حسابهای دریافتنی تجاری ۱.۰۰۰.۰۰۰
فروش ۱.۰۰۰.۰۰۰
بابت اصلاح سند شماره ۱۲۱ تاریخ ۱۳۹۷/۰۵/۰۱
کدام روش اصلاح سند حسابداری بهتر است؟
برای پاسخ به این سوال مزایا و معایب اصلی هر یک از روشها گفته میشود تا شما بتوانید با در نظر گرفتن این مزایا و معایب بهترین روش را برای مجموعه خود انتخاب کنبد تا کمترین عواقب را داشته باشد:
مزایا و معایب اصلاح سند حسابداری به صورت مستقیم:
از روش اصلاح مستقیم در واحدهایی استفاده میشود که نرم افزار حسابداری آنها امکان اصلاح سند حسابداری در تاریخهای بعد از ثبت را دارد و محدودیتی از این نظر ایجاد نشده است. همچنین حسابها در این نوع واحدها معمولا به صورت روزانه و یا در زمانهای کوتاه بررسی نمیشوند. مزیت این روش راحت بودن اصلاح اشتباه است و به راحتی میتوان اثر اشتباه را از بین برد. ایراد عمده این روش امکان تغییر حسابها و سو استفاده است. ایراد دیگر این روش تغییر ارقام گزارشات تهیه شده در تاریخ اصلاح اشتباه است. مثلا اگر در مثال بالا گزارشی را در تاریخ ابتدای مرداد تهیه کرده باشید و بعد از اصلاح سند هم همان گزارش را تهیه کنید با ارقام متفاوتی مواجه خواهید شد.
در صورتی که تعداد اصلاحات زیاد باشد پیدا کردن علت اختلاف بین گزارشات سخت خواهد بود. همچنین اگر از گزارشات برای صورتجلسات رسمی و یا صورتهای مالی استفاده شده باشد ارقام متفاوت میتواند برای بخش مالی وجهه نامناسبی ایجاد کند و اعتماد به صورتهای مالی را نیز کاهش دهد . به دلیل اینکه همیشه امکان اصلاح سند وجود دارد کاربر با دقت کمتری اسناد را صادر میکند. عدم رعایت استانداردهای حسابداری هم از معایب این روش است.
مزایا و معایب صدور سند اصلاحی بدون تغییر سند اصلی:
از روش صدور سند اصلاحی در حالتی استفاده میشود که ایجاد تغییرات در سندهای ثبت شده قبلی محدودیت داشته باشد و اصلاح توسط مقامات بالاتر انجام شود. در این روش با توجه به وجود کنترل دقیق احتمال اشتباه کمتر است و کاربران با در نظر گرفتن مشکلات ناشی از اصلاح اشتباه، دقت بیشتری در ثبت اسناد خواهند داشت. ضمنا به روز بودن اسناد حسابداری و یکسان بودن ارقام گزارشات تهیه شده در بازه زمانی مشخص از دیگر مزیتهای این روش می باشد به عنوان مثال اگر گزارش تهیه شده شامل رویدادهای تا پایان شهریور سال ۱۳۹۷ باشد حتی اگر تا ۱۰ سال بعد هم گزارش تهیه شود مبالغ هیچ تغییری نداشته اند و بنابراین قابلیت اتکا و اعتماد بیشتری دارند.امکان سو استفاده در این روش کمتر است. ایراد این روش صدور سند جدید و طی روال اداری مربوط به صدور سند است که در برابر مزایای زیاد این روش اهمیت چندانی ندارد.
با توضیحات ارائه شده تصمیم گیری بر عهده شماست که در بخش مالی خود از کدام روش استفاده کنید. از نظر من روش دوم بهتر است.
نکاتی درباره اصلاح سند حسابداری:
۱- در صورتی که وجود اشتباه در همان روز مشخص شود بهتر است که سند مستقیما اصلاح شود البته این کار باید با در نظر گرفتن سایر شرایط انجام شود مثلا اصلاح حساب در بانکها فقط با صدور سند اصلاحی امکانپذیر است.
۲- در هر دو روش در صورت نیاز باید گزارشات خرید و فروش فصلی، ارزش افزوده و اظهارنامه عملکرد باید اصلاح شود.
۳- با وجود کنترل مالی و داخلی قدرتمند در واحدهای اقتصادی میتوان تا حد زیادی از بروز اشتباه جلوگیری کرد.
این مقاله اولین بار در تاریخ ۱۳۹۸/۵/۱۸ در سایت حساب آموز منتشر شده بود.
با سلام من موفق به خرید اینترنتی کتاب نمیشم اگه مبشه راهنمایی کنید!ممنون
سلام خدمت شما. در کدام مرحله مشکل دارید؟
با سپاس از مطالبی که در زمینه اصول حسابداری بیان نموده اید.
ممنون
سلام
برای شرکتهایی که تیم حسابداری و مالی دارن مناسبتر صدور سند اصلاحی هستش، اما برای شرکتهای کوچک که یک نفر مسئول صدور سند حسابداری هستش اصلاح سند مناسبتر هستش با توجه به اینکه تعداد سندها هم زیاد نمیشه.
در سیستم هایی که یکپارچه که واحد فروش با اصلاح فاکتور، یا انباردار با اصلاح رسید و حواله سند حسابداری اصلاح میکنند، نیاز به وسواس خاص دارد، خیلی پیش اومده انباردار برای از بین بردن مغایرت انبار مانده طرف حسابها را تغییر داده
سلام خدمت شما. از نظر من حتی در حالتی که یک حسابدار وجود دارد هم بهتر است از سند اصلاحی استفاده شود. با بخش دوم نظر شما هم موافقم و نظر شما را تایید میکنم. موفق باشید.
باسلام
اگر در حسابداری سال گذشته مبلغ بدهکاران را اشتباها کمتر محاسبه نموده باشیم و آن مقدار در سند افتتاحیه به سال بعد منتقل شده و در سال جدید آن سازمان بدهی های سال قبلش را که مبلغی بیش از مبلغ سند افتتاحیه است پرداخت نموده باشد چگونه میتوان اصلاح نمود .با تشکر
با سلام خدمت شما
اگر بدهی مربوط به فروش کالا یا ارائه خدمات باشد باید حساب های دریافتنی را بدهکار و حساب تعدیلات سنواتی را که حساب معین سود (زیان) انباشته است بستانکار کنید اما اگر بدهی مربوط به حساب دیگری است باید حسابهای دریافتنی را بدهکار و به جای تعدیلات سنواتی حساب مربوطه را بستانکار کنید.
سلام وقت بخیر…. اشتباه در تاریخ اسناد چگونه قابل اصلاح است در سند هایی که در نرم افزار قطعی شده اند و سند دایم شده اند ولی الان با این مشکل مواجه شدیم که تاریخ ها اشتباه درج شده است و سندها برای اداره مالیات نیز باید ارسال شوند
سلام وقت بخیر
باید ابتدا اسناد را از حالت قطعی به حالت عادی برگردانید. دوباره تاریخ آنها را اصلاح کنید و بعد از آن دوباره قطعی کرده و چاپ بگیرید. انجام این کار دقت زیادی نیاز دارد مخصوصاً اگر از نرم افزارهای دیگری مانند خرید و فروش و دریافت و پرداخت هم استفاده می کنید (البته بعضی از شرکت های نرم افزاری با دریافت مبلغ این کار را با کد نویسی انجام می دهند. برای اطمینان از این موضوع و قبل از اصلاح دستی با پشتیبانی نرم افزار تماس بگیرید و مشکل را با آنها مطرح کنید و بپرسید که آیا اصلاح تاریخ را برایتان انجام می دهند یا نه؟). با توجه به اینکه قرار است اسناد شما مورد رسیدگی مالیاتی قرار بگیرد حتماً این کار را انجام بدهید. فراموش نکنید قبل از انجام اصلاحات از نرم افزار پشتیبان تهیه و در جای مطمئنی ذخیره کنید تا در صورت بروز مشکل بتوانید به اطلاعات قبل از اصلاح دسترسی داشته باشید. موفق باشید.