برای محاسبه حقوق و مزایای ماهانه پرسنل، ابتدا باید ساعات کارکرد پرسنل یا اصطلاحا ساعات تردد آنان مشخص شود. انجام این کار و محاسبه ساعت کارکرد پرسنل به دو روش دستی و مکانیزه امکانپذیر است که هر یک دارای مزایا و معایب خاصی می باشد:
الف- روش دستی:
در این روش ساعات ورود و خروج افراد در دفتری که برای ثبت ساعات ورود و خروج افراد طراحی شده و “دفتر حضور و غیاب” نامیده می شود به صورت دستی و معمولا توسط خود اشخاص ثبت شده و امضا می گردد. سپس در پایان ماه و یا در زمان های مورد نیاز ساعات کار افراد به صورت دستی از دفتر حضور و غیاب استخراج شده و جهت محاسبه حقوق استفاده می شود.
لازم به ذکر است محاسبه ساعات تاخیر و تعجیل یا اضافه کار و مواردی از این قبیل باید بر اساس آئین نامه های شرکت و قوانین کار انجام گیرد.
مزایا و معایب استفاده از این روش به شرح زیر می باشد:
مزایای روش دستی ثبت کارکرد پرسنل:
۱- به محض خرید دفتر حضور و غیاب و اعلام موضوع به پرسنل جهت ثبت ساعات ورود و خروج می توان از آن استفاده نمود.
۲- روش محاسبه ساعات کارکرد به صورت دستی برای شرکت های کوچک با تعداد پرسنل کم مناسب می باشد و هزینه کمی دارد (هزینه خرید دفتر حضور و غیاب)
معایب روش دستی ثبت کارکرد پرسنل:
۱- احتمال بروز اشتباه در محاسبات ساعات کارکرد
۲- نیاز به زمان زیاد جهت استخراج ساعات کارکرد پرسنل
۳- احتمال اعمال سلیقه شخصی در محاسبات کارکرد و تاخیر و تعجیل و اضافه کار و …
۴- احتمال عدم ثبت ساعات واقعی ورود و خروج توسط پرسنل (برای حل این مورد می توان شخصی را به عنوان مسئول ثبت ورود و خروج همکاران تعیین نمود).
۵- کاغد بازی زیاد برای دریافت مرخصی و ماموریت و …
ب- روش مکانیزه:
در این روش، ثبت ورود و خروج پرسنل توسط دستگاه هایی که به این منظور طراحی و معمولا در ورودی شرکت و در محل قابل دید پرسنل نصب شده، ثبت می گردد. به این دستگاه ها “سیستم حضور و غیاب” یا “سیستم کنترل تردد” گفته می شود.
این دستگاه ها دارای انواع گوناگونی می باشند که در برخی از آنها ثبت ورود و خروج افراد با قراردادن کارت تردد بر روی سنسور دستگاه و در برخی دیگر هم از طریق لمس سنسور تشخیص اثر انگشت و یا شناسایی چهره افراد زمان ورود یا خروج ثبت می گردد.
برای تهیه گزارش تردد پرسنل در این روش باید ساعات مجاز ورود و خروج، میزان مجاز تاخیر و تعجیل و … مطابق آئین نامه و قوانین شرکت در دستگاه تردد تعریف شود.
اطلاعات ثبت شده در سیستم تردد باید جهت استفاده استخراج شده و برای انجام محاسبات حقوق و دستمزد در اختیار مسئول مربوطه قرار گیرد به همین منظور این سیستم ها به یک کامپیوتر متصل می شوند و می توان اطلاعات آن ها را در کامپیوتر مشاهده نمود.
برخی از نرم افزارهای حقوق و دستمزد قابلیت اتصال مستقیم به دستگاه های حضور و غیاب و دریافت اطلاعات از آن را دارند. در این حالت محاسبات کارکرد به نرم افزار حقوق و دستمزد منتقل می شود و در آن جا مبنای محاسبه حقوق و دستمزد قرار می گیرد.
مواردی که باید در سیستم ورود و خروج مد نظر قرار گیرد عبارتند از:
۱- ساعات ورود و خروج و کسر کار و اضافه کار باید مطابق آیین نامه داخلی شرکت در دستگاه حضور و غیاب تعریف شود.
۲- جرائم تاخیر مشخص شود.
۳- روزهای تعطیل و غیر تعطیل در نرم افزار تعریف و مشخص شود.
این روش هم دارای مزایا و معایب متفاوتی می باشد که در زیر به ذکر برخی از این موارد می پردازیم:
مزایای روش ثبت مکانیزه ساعات ورود و خروج:
۱- کاهش اشتباه در محاسبات ساعات کارکرد
۲- استخراج ساعات کارکرد پرسنل در کمترین زمان
۳- امکان دریافت انواع گزارشات از سیستم ورود و خروج بر اساس تاریخ، ساعت، شخص خاص و … (این موارد ممکن است جز امکانات برخی از نرم افزار ها نباشد)
۴- امکان ثبت و تعریف انواع رویدادها از قبیل مرخصی ساعتی، ماموریت، مرخصی استعلاجی و … در نرم افزار
۵- امکان اتصال مستقیم نرم افزار به سیستم حقوق و دستمزد (این کار به شرط وجود امکان ارتباط بین نرم افزار حقوق و دستمزد و نرم افزار ساعات ورود و خروج امکان پذیر است)
۶- کاهش دخالت انسانی در محاسبات (به شرط تعریف دقیق ساعات قانونی کار و تردد و … مطابق آئین نامه های شرکت و قانون کار و …)
۷- امکان ایجاد کنترل دقیق بر ورود و خروج افراد و استفاده از کارت های تردد عکس دار به عنوان کارت شناسایی جهت ورود به شرکت
۸- کاهش بازی با استفاده از امکانات ثبت اطلاعات مرخصی و ماموریت و …
معایب استفاده از سیستم مکانیزه ثبت ساعات ورود و خروج پرسنل:
۱- این روش نسبت به روش دستی هزینه بالایی دارد و باید تجهیزات آن خریداری و نصب شود
۲- معمولا زمان زیادی صرف انتخاب، خرید، نصب، راه اندازی تجهیزات و آموزش پرسنل می شود
۳- در صورت قطع برق و نبود امکانات برق اضطراری، سیستم قابل استفاده نمی باشد (این مورد در موارد بسیار نادری اتفاق می افتد)
۴- احتمال بروز مشکل نرم افزاری و سخت افزاری که گاهی استفاده از سیستم را با مشکل مواجه می کند.
۵- عدم پاسخگویی مناسب و پشتیبانی ضعیف شرکت فروشنده تجهیزات تردد در برخی اوقات
۶- احتمال ثبت ساعات ورود و خروج اشخاص توسط سایر همکاران در سیستم هایی که با کارت کار می کنند (در شرکت های بزرگ این مشکل با قراردادن کارت های تردد در واحد نگهبانی و ثبت ساعات ورود و خروج توسط نگهبانی تا حدود زیادی حل می شود)