مساعده حقوق چیست و ثبت حسابداری آن چگونه است؟

در این مقاله آموزشی با تعریف مساعده حقوق، شرایط و ضوابط پرداخت و تسویه مساعده حقوق و روش ثبت آن در حسابداری آشنا می شوید. پیش از ارائه توضیحات یادآوری این نکته لازم است که در بسیاری از موارد به جای عبارت ” مساعده حقوق ” از کلمه “مساعده ” استفاده می شود.

مساعده حقوق چیست؟

مساعده بخشی از حقوق است که پیش از پایان ماه و قبل از پرداخت حقوق به کارکنان پرداخت می گردد و در همان ماه هم از حقوق دریافت کنندگان مساعده کسر می شود. پرداخت مساعده در بیشتر موارد به صورت نقدی یا واریز به حساب کارکنان انجام می شود البته گاهی با موارد دیگری نیز مانند مساعده برخورد می شود از جمله کسر صندوق که به حساب مساعده منظور و در پایان ماه از حقوق شخص کسر می شود.

مبنای پرداخت مساعده حقوق:

1- درخواست کارکنان: در این حالت کارکنان باید فرم درخواست مساعده را تکمیل و امضا نموده و به مسئول مربوطه تحویل دهند. در فرم درخواست باید مبلغ مساعده درخواستی، مشخصات درخواست کننده، تاریخ درخواست و … تکمیل شود. مسئول مربوطه در صورت تطابق درخواست با قوانین و ضوابط شرکت باید اقدامات لازم جهت پرداخت مساعده را انجام دهد. در غیر این صورت ضمن توضیح مشکل، فرم مربوطه باید برای اصلاح به درخواست کننده برگردانده شود.

2- روال داخلی شرکت: در برخی شرکت ها، پیش از پایان ماه بخشی از حقوق با عنوان مساعده به تمام یا تعداد زیادی از کارکنان پرداخت می شود. در این حالت مساعده باید به افرادی که شرایط کافی را دارند پرداخت شود. ضمناً با توجه به اینکه پرداخت بر اساس ضوابط شرکت انجام می شود نیازی به ارائه درخواست مساعده توسط کارکنان وجود ندارد. البته کارکنانی که تمایلی به دریافت مساعده ندارند می توانند موضوع را به واحد مربوطه اطلاع دهند تا از لیست دریافت کنندگان مساعده خارج شوند.

توضیح: معمولاً این نوع مساعده به منظور کاهش بار مالی حقوق در پایان ماه برای کارفرمایان یا تامین نقدینگی کارکنان برای تامین نیازهای خود تا زمان پرداخت حقوق پرداخت می شود.

قانون پرداخت مساعده به کارکنان:

قانون خاصی برای پرداخت مساعده به کارکنان وجود ندارد اما باید بر اساس شرایط و وضعیت اقتصادی شرکت ها آئین نامه مساعده تهیه شود تا کارکنان به راحتی بتوانند درخواست خود را ارائه داده و مساعده دریافت کنند و پرداخت کنندگان هم وظایف خود را در خصوص روش پرداخت، مبلغ پرداخت یا زمان تسویه مساعده بدانند و دچار سردرگمی و مشکل نشوند.در ادامه برخی از ضوابط پرداخت مساعده را مشاهده می کنید. با این توضیح که گاهی در شرایط خاص یا اضطراری (مثلاً گرفتاری کارکنان یا عدم توان شرکت در پرداخت مساعده) رعایت نمی شود.

• مبلغ مساعده: باید سقف مشخصی برای مساعده در نظر گرفته شود. این سقف نباید از خالص حقوق پرداختنی بیشتر باشد. به عنوان مثال سقف مساعده می تواند حداکثر تا 50% حقوق پرداختنی باشد (منظور از حقوق پرداختنی حقوق و مزایای کارکنان پس از کسورات است). در شرایط خاصی که کارکنان مبلغ بیشتری نیاز دارند باید از وام استفاده کنند.
• دفعات درخواست مساعده: تعداد درخواست ها محدود شود. مثلاً درخواست کنندگان بتوانند حداکثر یک یا دو درخواست مساعده در هر ماه ارائه دهند.
• زمان مشخص برای پرداخت مساعده: مثلاً روزهای سه شنبه هر هفته پانزدهم هر ماه به عنوان زمان پرداخت مساعده در نظر گرفته شود. با انجام زمان بندی درخواست کنندگان از زمان دریافت مساعده مطلع می شوند و پرداخت کنندگان هم می توانند ضمن داشتن زمان کافی برای تامین وجه مورد نیاز، به جای چند پرداخت در روزها و ساعت های مختلف، همه پرداخت ها را در یک روز انجام دهند و در همان روز هم سند حسابداری آن را ثبت کنند.
• زمان تسویه مساعده: مساعده پرداختی باید از حقوق همان ماه کسر و تسویه شود. در برخی شرکت ها مساعده پرداختی در طی دو یا چند ماه تسویه می شود. در این حالت بهتر است پرداخت را به حساب وام منظور کنید.
• ثبت اطلاعات دریافت کننده مساعده در نرم افزار حسابداری: دریافت کننده مساعده باید در سند حسابداری صادره مشخص شود و پرداخت به نام او ثبت گردد تا در زمان تسویه مانده حساب مساعده او قابل کنترل باشد.
• تعیین شخص مسئول برای امور مساعده: بهتر است یک یا چند نفر جهت انجام امور مساعده مشخص شود تا درخواست کنندگان مستقیماً با وی ارتباط برقرار و درخواست خود را پیگیری کنند.
• روال تایید درخواست: باید روال دقیق و مشخصی برای تایید درخواست مشخص شود. مثلا برای درخواست مساعده می توان مراحل زیر را در نظر گرفت:

– تکمیل و امضای فرم مساعده توسط درخواست کننده

– تایید توسط مدیر مستقیم واحد

        – ارجاع به کارشناس مالی جهت بررسی درخواست

– ارائه به مدیر مالی برای تایید

        – ارسال به مدیر عامل جهت تایید

– برگشت به واحد پرداخت جهت پرداخت یا صدور چک

• روال تسویه مساعده: به استناد بند ب ماده 45 قانون کار، کارفرما می تواند مبلغ مساعده را از مزد دریافت کننده کسر نماید. بدین منظور باید روال کسر مساعده نیز به طور شفاف برای همه کارکنان مشخص باشد.

ثبت حسابداری مساعده حقوق:

ثبت حسابداری مساعده حقوق با تعریف سرفصل مساعده در نرم افزار حسابداری، صدور سند پرداخت و در نهایت صدور سند تسویه مساعده انجام می شود.در ادامه روش انجام هر یک از موارد توضیح داده می شود. لازم به ذکر است نرم افزار حسابداری مورد استفاده در مثال های ارائه شده، نرم افزار حسابداری سپیدار سیستم است. روش کار در سایر نرم افزارهای حسابداری نیز کمابیش مشابه می باشد.

1- تعریف سرفصل مساعده حقوق در نرم افزار حسابداری: مساعده حقوق طلب شرکت ها از کارکنان خود می باشد و به همین دلیل دارای ماهیت بدهکار است (در صورت تمایل می توانید مقاله مربوط به ماهیت حساب ها را از  اینجا مطالعه کنید). در ضمن چون پرداخت مساعده جز فعالیت های اصلی هیچ یک از شرکت ها و واحدهای اقتصادی نیست مساعده جزء سایر حسابهای دریافتنی محسوب می شود. در صورتی که سرفصل مساعده از قبل در نرم افزار حسابداری شما وجود دارد می توانید از همان سرفصل استفاده کنید در غیر این صورت ابتدا باید سرفصل مساعده را در نرم افزار حسابداری تعریف کنید.

برای انجام این کار ابتدا باید حساب کل سایر حسابهای دریافتنی را انتخاب نموده و سرفصل مساعده حقوق را در سطح معین آن تعریف کنید. تصویر زیر سرفصل مساعده حقوق در نرم افزار حسابداری سپیدار سیستم را نمایش می هد. همانطور که در تصویر مشخص است سرفصل مساعده با ماهیت بدهکار به عنوان حساب معین در گروه حساب دارایی جاری، حساب کل سایر حساب های دریافتنی تعریف شده است.

نکته مهم – مساعده حقوق جز سرفصل هایی است که دریافت کننده آن حتماً باید مشخص باشد. بنابراین در نرم افزار نوع آن را تفصیلی پذیر تعریف کنید. با تفصیلی پذیر کردن آن در زمان ثبت سند حتماً باید دریافت کننده آن را انتخاب و ثبت کنید. در تصویر زیر این حساب تفصیلی پذیر تعریف شده است.

2- صدور سند حسابداری پرداخت مساعده: سند حسابداری مساعده حقوق با بدهکار کردن حساب “مساعده کارکنان” و تفصیلی شخص دریافت کننده مساعده و بستانکار کردن منبع پرداخت مساعده (بانک، صندوق و …) صادر می شود. فرض کنید درخواست مساعده آقای کوروش پارسی به مبلغ 30.000.000 ریال و خانم رودابه ایرانی به مبلغ 35.000.000 ریال تایید و از حساب بانکی شرکت به آنان پرداخت شده است. در نرم افزار حسابداری در تاریخ پرداخت ثبت زیر صادر می شود:

3- صدور سند حسابداری تسویه مساعده حقوق: مساعده در زمان محاسبه حقوق ماهانه به همراه سایر کسورات از حقوق و مزایای آنان کسر و باقیمانده به حساب آنان واریز می شود. با فرض اینکه حقوق و مزایای دو نفر به ترتیب 135.000.000 ریال و 145.000.000 ریال و مالیات حقوق کوروش پارسی 7.000.000 ریال و رودابه ایرانی 8.000.000 ریال است سند حقوق به شکل زیر صادر و مساعده آنان تسویه می شود.

توضیح جدول:

ردیف 1 – مجموع حقوق و مزایای دو نفر است.

ردیف 2 – معادل 20% حقوق و مزایای کارکنان است. به دلیل اینکه این مبلغ به عهده کارفرما است در هزینه های حقوق منظور می شود.

ردیف 3 – معادل 3% حقوق و مزایای کارکنان است. به دلیل اینکه این مبلغ به عهده کارفرما است در هزینه های حقوق منظور می شود.

ردیف 4 و 5 – مساعده پرداختی قبلاً بدهکار شده و با بستانکار شدن در این سند مانده آن صفر می شود.

ردیف 6 – مالیات حقوق جز کسورات است. وظیفه کسر آن از حقوق کارکنان و پرداخت به سازمان امور مالیاتی به عهده کارفرمایان است. مبلغ ذکر شده در این ردیف تخمینی است.

ردیف 7 – معادل 30% حقوق و مزایای مشمول بیمه ردیف 1 است ( 20% بیمه سهم کارفرما، 3% بیمه بیکاری و 7% حق بیمه سهم کارگر). در برخی شرکت ها، به جای یک سرفصل برای هر سه مورد، برای هر کدام از موارد یک حساب معین تعریف می کنند.

ردیف 8 و 9 – مانده نهایی پس از کسورات است و به صورت زیر محاسبه می شود:

(7% بیمه سهم کارگر + مساعده حقوق + مالیات حقوق + وام + کسر کار + سایر کسورات)  – حقوق و مزایا = حقوق پرداختنی